Når kunnskapsbedrifter, inkludert advokater, regnskapsførere og konsulenter gir råd til andre organisasjoner til å utvikle og forbedre sin virksomhet og øke fortjenesten, er deres viktigste råd ofte dette: Få en oversikt og kunnskap om virksomheten og forvalte den bedre basert på fakta. Det er et godt råd.
Ofte er det imidlertid kunnskapsbedrifter som sliter med å administrere sine egne prosjekter. I fjor gjennomførte Aberdeen Group en omfattende studie om prosjektstyringsevnen hos kunnskapsbedrifter. Studien viste at bare et mindretall av disse selskapene er i stand til å planlegge mer enn tre måneder fram i tid.
Det er ingen enkel vei til utvikling og vekst - og ingen enkel måte å utvikle dine ansatte. Den viktigste forutsetningen for økt utvikling er at ledelsen har en fullstendig forståelse av arbeidet til sine ansatte og vet hvilken kompetanse og ferdigheter de tar med seg inn i et team eller prosjekt. Her er fem tips om hvordan du utnytter bruk av tid og kompetanse for dine ansatte - og dermed styrer prosjektene dine på den mest effektive måten:
1: Hold et øye med arbeidsmengden hver ansatt har – ellers vil arbeidsfordelingen bli skjev og du vil ikke kunne øke antall fakturerbare timer.
2: Kontroller arbeidsmengden til andre team og avdelinger. Dette gir deg en bedre mulighet til å bestille ressurser i perioder der det er meget travelt eller la dine ansatte gi en hjelpende hånd til andre team og avdelinger når de har muligheten til det.
3: Ferdigheter - inkludert ansattes kvalifikasjoner, utdannelse og evner - må være tilgjengelig for ledelsen, slik at de kan styrke og utvikle teamet til enhver tid.
4: Når et nytt prosjekt er satt i gang, må ledelsen være i stand til å planlegge tiden basert på beste praksis kunnskap fra tidligere prosjekter samt ha en oversikt over tilgjengelige kunnskaper og ressurser.
5: Pass på at ledelsen har de riktige verktøyene for å effektivisere ressursplanlegging. Excel er ikke tilstrekkelig for å håndtere utfordringene markert i de fire elementene ovenfor.
Få økt oversikt, kontroll og innsikt
Når den globale økonomien og selskapet blomstrer, skaper mangelen på verktøy og kontroll som regel ikke altfor store problemer. Man får lett nye kunder, kan i stor grad styre prisen, og ansettelser finner sted når behovet oppstår. Men når situasjonen er så vanskelig som i dag, er det vanskelig å overleve uten å ha en fullstendig oversikt over virksomheten slik at du kan ta affære i god tid.
"Vi arbeider med mennesker, ikke maskiner. Og folk liker ikke rapportering og kontroll," er hyppige innvendinger når ingeniører, konsulenter eller ansatte i kunnskapsbedrifter blir spurt om hvorfor de sliter med å håndtere ressursene sine. Men de må få en oversikt over sine ressurser mer enn tre måneder fram i tid. Heldigvis finnes det tilgjengelige løsninger som ansatte oppfatter som praktiske verktøy heller enn rigide kontrollsystemer.
Oversikt, kontroll og innsikt er grunnlaget for god prosjektstyring. Når disse brikkene har falt på plass, kan du begynne å utvikle virksomheten. Undersøkelsen foretatt av The Aberdeen Group viste at de fleste kunnskapsbedrifter er klar over at disse utfordringene må være oppfylt. Det som gjenstår da er å innføre prosedyrer slik at man kan handle på disse utfordringene. Med nye muligheter i form av ressursplanleggingsverktøy, systemintegrasjon og stadig økende system brukervennlighet, har disse selskapene en utmerket mulighet til å oppnå overlegen prosjektstyring.
Kilde: ’Delivering Project Profitability on Time and Under Budget’ The Aberdeen Group, Januar 2010
Om Maconomy ( www.maconomy.com )
Maconomy (OMX: MACO) er en global leverandør av ERP til kunnskapsbedrifter. Vår fullt integrerte løsning omfatter økonomistyring, prosjektstyring, timeregistrering, ressursplanlegging, CRM, HR og Business Intelligence. Vi har internasjonale kunder som TNS, Devoteam, Semcon, ErgoGroup, Thales og Rambøll samt alle de tre største globale markedskommunikasjonsnettverkene og fire av “Big Five”, verdens fem største revisjonsselskaper. Maconomy leverer til mer enn 600 kunder i over 50 land verden over.
Om Deltek ( www.deltek.com )
Deltek (NASDAQ: PROJ) er den ledende leverandør av forretningsløsninger spesielt utviklet for prosjektorienterte virksomheter. I over to tiår har Delteks programvare gitt virksomheter mulighet for å automatisere forretningskritiske arbeidsprosesser til initiering, implementering og leveranse av prosjekter. Over 12.000 kunder verden over bruker Deltek til å følge opp sine resultater, optimalisere sin performance, effektivisere driften og vinne nye ordre.
Deltek tilbyr også govWin, bransjens eneste onlinefellesskap utviklet for å løse forretningsmessige problemer for leverandører til den offentlige sektor. govWin-nettverket har som formål å levere unikt og spesialisert innhold, å tilby innovative og relevante funksjoner til å opprette og administrere teams samt å levere løsninger for å identifisere, by på og inngå offentlige kontrakter. Over 10.000 registrerte medlemmer, både større leverandører og mindre virksomheter er med i govWin-nettverket. Mer informasjon kan finnes på www.govwin.com .