Å få ansatte til å registrere timer kan være en utfordring hvis de ansatte oppfatter dette som kjedelig og tidkrevende. Et hyppig scenario er at en ansatt registrerer sin tid samtidig med at en rapport skal leveres. Følgelig vil det være svært vanskelig å huske nøyaktig hva du har arbeidet med i løpet av siste uke, eller - enda verre - den siste måneden! Dette kan bety at mange fakturerbare timer går tapt i prosessen. Men timeregistrering trenger ikke å være vanskelig og tidkrevende. Hvis du bare vet hvordan du gjør det riktig, kan du gjøre den om til en enkel og fleksibel prosess.
Maconomy som leverer forretningssystemer til hovedsakelig kunnskapsbedrifter, som ofte har behov for timeregistrering, har identifisert fem tips til hvordan man kan hjelpe ansatte å forbedre sin timeregistrering:
1. Enkelt timeregistreringssystem
Bruk et system for timeregistrering som er enkelt å bruke for den ansatte og gjør bedriften i stand til å gjennomføre analyser og kjøre rapporter på dataene. For eksempel: analysere utnyttelsesgrad, faktureringspriser, WIP (varig arbeid), fravær, ikke-fakturerbare timer, ferie, etc.
2. Daglig rapportering
Oppmuntre ansatte til å føre inn timer hver dag slik at de ikke fullfører dem i etterkant på en ukentlig eller månedlig basis. For å gjøre det enkelt for den ansatte, er det avgjørende at timeregistreringen støtter en enkel prosess, for eksempel ved hjelp av integrert innlogging (Single Sign-On). I tillegg bør den støtte timeregistrering selv om den ansatte ikke vet den riktige prosjektkoden eller aktivitetskoden (selvsagt må denne informasjonen legges til senere).
3. Individuelle tidsrammer
Ifølge vår beste praksis, fastslår prosjektleder detaljnivået ved bruk av WBS (Work Breakdown Structure) som er unik for prosjektet. Angi også en minimumsenhet for timeregistrering, for eksempel en halvtime eller en time. Hvis mulig, la de ansatte bestemme detaljnivået som brukes til rapportering basert på rammeverket etablert av bedriften og prosjektleder. Dette gjør at ansatte kan registrere tid på deres premisser noe som gjør timeregistrering til en enkel og grei oppgave.
4. Ukentlig rapportering
Timelister fra alle ansatte bør være gjennomført på ukentlig basis. Dette for å muliggjøre ukentlig prosjektoppfølging, noe som er viktig for prosjektleder så vel som ledelsen. En annen fordel av dette er at den tillater mer fleksibel fakturering.
5. Proaktiv varsling og reaktive påminnelser
For å unngå at ansatte fullføre sine timelister i hastverk rett før deadline, innfør en rutine der alle ansatte blir varslet proaktivt om at fristen for timeregistreringen er i ferd med å løpe ut. Disse varslingene kan distribueres via e-post, SMS eller skjermdialog etter behov. Som et supplement til proaktiv varsling, er reaktive påminnelser ofte et behov for ansatte som ikke har sendt inn sine timelister i tide. Om nødvendig, kan dette bli eskalert til den ansattes leder i tilfelle den ansatte fortsatt ikke har levert timelisten etter en ytterligere tidsfrist.
Om Maconomy ( www.maconomy.com )
Maconomy (OMX: MACO) er en global leverandør av ERP til kunnskapsbedrifter. Vår fullt integrerte løsning omfatter økonomistyring, prosjektstyring, timeregistrering, ressursplanlegging, CRM, HR og Business Intelligence. Vi har internasjonale kunder som TNS, Devoteam, Semcon, ErgoGroup, Thales og Rambøll samt alle de tre største globale markedskommunikasjonsnettverkene og fire av “Big Five”, verdens fem største revisjonsselskaper. Maconomy leverer til mer enn 600 kunder i over 50 land verden over.
Om Deltek ( www.deltek.com )
Deltek (NASDAQ: PROJ) er den ledende leverandør av forretningsløsninger spesielt utviklet for prosjektorienterte virksomheter. I over to tiår har Delteks programvare gitt virksomheter mulighet for å automatisere forretningskritiske arbeidsprosesser til initiering, implementering og leveranse av prosjekter. Over 12.000 kunder verden over bruker Deltek til å følge opp sine resultater, optimalisere sin performance, effektivisere driften og vinne nye ordre.
Deltek tilbyr også govWin, bransjens eneste onlinefellesskap utviklet for å løse forretningsmessige problemer for leverandører til den offentlige sektor. govWin-nettverket har som formål å levere unikt og spesialisert innhold, å tilby innovative og relevante funksjoner til å opprette og administrere teams samt å levere løsninger for å identifisere, by på og inngå offentlige kontrakter. Over 10.000 registrerte medlemmer, både større leverandører og mindre virksomheter er med i govWin-nettverket. Mer informasjon kan finnes på www.govwin.com .